Quando falamos sobre o custo de um sistema sob medida, terminamos com uma observação: na maioria das empresas, o custo mensal do trabalho manual já pagava o projeto, só que ninguém tinha somado.
Este artigo é sobre como somar. Não é uma conta difícil, e não precisa de consultoria para fazer. Precisa de uma tarde, uma planilha e disposição para olhar números que costumam incomodar.
Passo 1: liste tarefas, não cargos
O erro mais comum é começar por "quanto custa o meu setor administrativo". Esse número não serve para nada, porque ninguém vai demitir o setor administrativo.
Liste tarefas repetitivas, aquelas em que uma pessoa faz sempre a mesma coisa com informação que já existe em outro lugar. Alguns exemplos que aparecem em quase toda empresa:
- passar pedido do WhatsApp ou do e-mail para a planilha
- digitar de novo o mesmo pedido no controle de estoque
- conferir se a nota bate com o pedido
- montar o relatório mensal juntando três arquivos
- responder "quanto ficou aquele serviço" procurando em anotação antiga
O teste é simples: se a informação já existe em algum lugar e alguém está transportando ela na mão, entra na lista.
Passo 2: meça uma semana, não estime
Estimativa de memória erra feio, e sempre para baixo. Ninguém lembra dos vinte minutos perdidos procurando o arquivo certo, porque isso não parece trabalho, parece rotina.
Peça para as pessoas anotarem, durante uma semana, quanto tempo levou cada tarefa da lista. Sem julgamento e sem meta, só o número. Uma semana é curta o bastante para ninguém desistir e longa o bastante para pegar a variação entre segunda e sexta.
Se nem isso for possível, cronometre a tarefa uma vez e multiplique pela frequência. É pior que medir, mas é muito melhor que chutar.
Passo 3: transforme hora em dinheiro
Aqui entra o número que mais gente erra: o custo da hora não é o salário dividido pelas horas do mês.
O custo real inclui os encargos, os benefícios e as férias, e na prática fica bem acima do salário nominal. Peça esse valor ao seu contador, que já tem o cálculo pronto para a sua empresa. Use o custo real, senão a conta inteira sai subestimada.
Com isso, cada tarefa da lista vira uma linha:
tempo por vez x vezes por mês x custo real da hora = custo mensal da tarefa
Passo 4: some o retrabalho, que é onde o número dobra
A conta acima mede o trabalho que dá certo. Falta o que dá errado.
Retrabalho é o pedido digitado com o código trocado, a nota emitida com o valor errado, o cliente que recebeu a peça que não pediu. Some o tempo gasto para descobrir, para corrigir e para refazer, mais o custo direto quando houve (frete refeito, material perdido, desconto dado para acalmar o cliente).
Esse é o bloco que costuma surpreender, porque cada episódio parece isolado. Agrupados no mês, formam um padrão.
Passo 5: o custo que não cabe na planilha
Existem custos reais que não viram linha de conta, e vale pelo menos escrever ao lado:
Decisão atrasada. Se o número do fechamento só fica pronto no dia 15, a empresa passou metade do mês decidindo às cegas.
Cliente que esperou. Quanto tempo leva para responder um orçamento? Se o concorrente responde em duas horas e você em dois dias, a conta desse atraso aparece na venda perdida, não na folha.
Concentração em uma pessoa. Enquanto a informação mora na cabeça de alguém, as férias dessa pessoa são um risco operacional.
Não tente precificar isso. Só deixe registrado, porque na hora de decidir esses itens costumam pesar mais que a soma anterior.
Um exemplo para você comparar
Os números abaixo são fictícios, montados só para mostrar o formato da conta. Os seus vão ser outros.
| Tarefa | Tempo | Vezes/mês | Custo/mês |
|---|---|---|---|
| Redigitar pedido no estoque | 6 min | 320 | R$ 1.280 |
| Conferir nota contra pedido | 4 min | 320 | R$ 850 |
| Montar relatório mensal | 5 h | 1 | R$ 200 |
| Corrigir erro de digitação | 40 min | 12 | R$ 640 |
Total do exemplo: perto de três mil reais por mês, sem contar o que ficou no passo 5. O ponto do exercício não é o total, é perceber que a maior linha quase nunca é a que a empresa acha que é. Aqui foi a tarefa de seis minutos, que parecia inofensiva e roda trezentas vezes.
O que fazer com o número
Com a conta pronta, três coisas ficam mais fáceis.
Você descobre por onde começar: a maior linha da tabela é o primeiro processo a atacar, e raramente é o que estava na sua cabeça.
Você consegue avaliar uma proposta. Sabendo que o processo custa um valor por mês, dá para perguntar em quantos meses o projeto se paga. Isso é uma conversa concreta, muito melhor que comparar preços no escuro.
E você pode descobrir que não precisa de sistema. Acontece. Às vezes a maior linha se resolve com uma mudança de rotina ou com uma integração pequena entre o que já existe. Um bom fornecedor diz isso para você.
O resumo honesto
O trabalho manual não aparece no balanço com esse nome. Ele aparece diluído na folha, no retrabalho e nas decisões tomadas tarde.
A conta deste artigo serve para tirar esse custo da categoria de "é assim mesmo" e colocar em reais. Depois disso, decidir fica simples: ou o número é pequeno e a planilha segue, ou ele é grande e você já sabe exatamente onde mexer primeiro.